• Installation einer digitalen Dokumentenverwaltung – anpassbar an Ihre Anforderungen
  • Gemeinsame Definition und Modifikation benötigter Workflows
  • Mitarbeiterschulung im Umgang mit der DMS-Software

Digitales Dokumenten-Management – einfach und effizient

Wo hat der Kollege nur das Dokument mit den Notizen der letzten Besprechung auf dem Server abgelegt? Wo ist denn bloß der Vertrag mit Lieferant XY geblieben? Und existiert irgendwo eigentlich noch die E-Mail mit den Details zu den Messevorbereitungen im vergangenen Jahr? Wie das alte Sprichwort schon sagte: Ordnung muss sein – und zwar nicht nur zuhause, sondern auch innerhalb eines Unternehmens. Das Zauberwort lautet in diesem Zusammenhang: Dokumenten-Management-System (DMS).

Digitalisierung von Akten sichert effiziente Arbeitsabläufe

Dokumente richtig ordnen, Unterlagen sinnvoll sortieren, Dateien organisieren, Daten strukturiert ablegen – und das alles digital, sodass jeder Mitarbeiter am besten von überall, also beispielsweise aus dem Home Office oder auf Geschäftsreisen, auf die benötigten Materialien zugreifen kann. Damit all das in elektronischer Form gelingen kann, geht einem effizienten Dokumentenmanagementsystem als Grundvoraussetzung die Digitalisierung von Akten voraus. Denn: Um Dokumente digital abrufen zu können, heißt es zuvor Akten scannen. Außerdem ist zu überlegen, wie die Ablagestruktur innerhalb des DMS genau aussehen soll. Idealerweise wird eine logische Ordnerstruktur im Unternehmen eingerichtet, die sich von allen Mitarbeitern sinnhaft erschließen und bei der Datenablage in Zukunft auch weiterhin einfach befolgen lässt. Es ist also wichtig, dass die Aktenordnung mit Bedacht vorbereitet und anschließend mit Hilfe eines starken DMS umgesetzt wird.

Aufbewahrungsfristen Dokumente – revisionssicher mit DMS

Mit einem Dokumenten-Management-System sparen Sie sich außerdem die Sorge um die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Das DMS gilt seit dem 31.12.2016 und stellt zum Beispiel Regeln zur Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter elektronischer Daten auf. Eine dieser Regeln lautet etwa, dass Unternehmen jeglicher Größe elektronisch eingegangene Rechnungen, die generell viele Vorteile gegenüber der klassischen Papiervariante haben, nicht in Papierform archivieren dürfen. Und – wo das Thema Richtlinien gerade schon angerissen ist – wie sieht es eigentlich mit DSGVO-Konformität aus? Keine Sorge: Natürlich berücksichtigen moderne Dokumenten-Management-Systeme auch die europäische Datenschutzgrundverordnung. Unter anderem durch das Rechnungs-Scannen als pdf-Datei, die dann innerhalb des Systems sinnvoll abgelegt werden, legen Sie die Grundlage für eine gründliche und sichere Archivverwaltung. Gleiches gilt natürlich für Belege, Lieferscheine, Verträge und weitere für Ihr Unternehmen relevante Schriftstücke. Und dadurch, dass auf diese Weise Aktenführung, Langzeitarchivierung und Co. digital erfolgen, werden Archivräume im Firmengebäude überflüssig und können stattdessen anderweitig genutzt werden.

Weitere Informationen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.