• Zuverlässig und geschützt geschäftliche E-Mails sichern
  • Komfortabler und sicherer Zugang zu Ihrem E-Mail-Konto von jedem Ort
  • Zu 100% rechtssichere E-Mail-Archivierung nach Basel II

Vertrauen Sie auf eine rechtssichere E-Mail-Archivierung

Der traditionelle Schriftverkehr hat ausgedient. Warum? Weil mit der E-Mail ein schnelleres und zugleich kostengünstigeres Mittel gefunden ist. Führen Sie sich das Prozedere bei geschäftlicher Kommunikation auf dem Postweg einmal vor Augen. Brief erstellen, Brief ausdrucken, Brief versenden – alleine damit verstreichen mehrere Minuten und entstehen einige Kosten. Hinzu kommt die Zeit, die für die Zustellung an den Adressaten vergeht. Ein schnelles Kommunikationsmedium ist der klassische Brief also nicht. Anders die E-Mail. In Minutenschnelle ist sie geschrieben, versendet und im Postfach des Empfängers angekommen. Daher hat die E-Mail den Brief wohl auch weitgehend aus der Geschäftskommunikation verdrängt.

Mails archivieren – sicher und rechtskonform

Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und und und – die Liste der Unterlagen, die im Zuge der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu sichern sind, ist lang. Vereinfacht gesagt, fällt jegliche Korrespondenz, mit der ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird, unter diese Frist. Beste Beispiele dafür sind unter anderem Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Und nicht nur die E-Mails selbst müssen bei solchen geschäftlichen Abläufen sicher aufbewahrt werden, sondern auch ihr Anhang, wenn er für das Verständnis der Mail zwingend notwendig ist. Das ist bei der Masse an täglichen E-Mails kein einfaches Unterfangen. Es sei denn, Sie nutzen eine professionelle Archivierungslösung. Mit der richtigen Software geht die rechtssichere E-Mail-Archivierung geschäftlicher Korrespondenz nämlich ganz leicht von der Hand. Sie fragen sich, welche Lösungen es gibt und welche davon sich für Ihr Unternehmen am besten eignet? Wir beraten Sie dazu gern!

Rechtssichere E-Mail-Archivierung

Die Anforderungen an eine rechtssichere E-Mail-Archivierung sind umfangreich. Zum Beispiel sind E-Mails im Originalzustand und dementsprechend in Ihrem vollen Umfang zu sichern. Veränderungen jeglicher Art sind nicht erlaubt, um auf diese Weise möglichen Manipulationen vorzubeugen. Zu den Grundsätzen gehört außerdem, dass archivierte E-Mails jederzeit verfügbar und maschinell lesbar sind. Nicht zuletzt spielt der Inhalt des digitalen Schriftverkehrs eine Rolle, denn während beispielsweise als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails sechs Jahre lang zu archivieren sind, liegt die Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen, Buchungsbelegen, Bilanzen etc. bei zehn Jahren. Zusammengefasst bedeutet das: E-Mails sind vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar aufzubewahren. Mit einer entsprechenden Software lassen sich diese Anforderungen am besten erfüllen – zumindest wenn diese optimal in Ihr Unternehmensnetzwerk eingebunden ist. Unterstützung für die Einführung der E-Mail-Archivierung finden Sie bei unseren angeschlossenen IT-Dienstleistern. Wir beraten Sie gern – sprechen Sie uns einfach an!

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